Arquivo Público Mineiro aprimora armazenamento de documentos para gerar economia aos serviços de saúde

Neste mês de novembro, o Arquivo Público Mineiro (APM) começa uma nova etapa de trabalho que trará impactos positivos na área da saúde, como a liberação de espaços e a economia de custos com guarda terceirizada.

A ação será realizada junto às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPADs) dos órgãos e entidades que compõem o sistema estadual de saúde e prestam serviços de saúde e assistência hospitalar em Minas Gerais.

Essa parceria é fruto do acordo de cooperação técnica assinado entre a Secretaria de Estado de Cultura e Turismo (Secult-MG), da qual o APM faz parte, e tais órgãos e entidades da área da saúde, além dos que possuem unidades hospitalares como a Polícia Militar (PMMG), a Polícia Civil de Minas Gerais (PCMG) e a Universidade Estadual de Montes Claros (Unimontes).

O objetivo é a elaboração de dois importantes instrumentos: o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo. “Esses instrumentos permitem que se possa fazer a análise da massa documental acumulada e classificar os documentos. A partir deles, é possível identificar se alguns já cumpriram seu prazo de guarda e podem ser eliminados, ou se deverão ser destinados à guarda permanente”, explica o diretor do APM, Bruno Balista. 

“Nós teremos uma requalificação de espaços que são utilizados para a guarda dessa documentação, uma economia com a guarda terceirizada de documentos e um ganho em eficiência na gestão documental do serviço de saúde”, completa Balista.

A coordenadora de Gestão Documental da Fundação Hospitalar do Estado de Minas Gerais (Fhemig) e presidente da CPAD, Viviane  Ferraz Oliveira, reforça a importância dessa parceria. “Hoje, a Fhemig tem um contrato com uma empresa para o armazenamento de 70 mil documentos, dentre eles, administrativos e prontuários médicos. A classificação e posterior eliminação desses documentos representará uma otimização de um valor orçamentário significativo”, exemplifica Oliveira. 

“Além disso, nós temos 15 unidades assistenciais entre interior, Belo Horizonte e Região Metropolitana, também com muitos documentos armazenados em salas que podem ser utilizadas futuramente para consulta médica ambulatorial, após a gestão desses documentos”, acrescenta.

Outro exemplo da potencialidade da aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade, pode ser verificado a partir da experiência da PMMG. Entre 2022 e 2023, a corporação realizou, com o apoio do APM, um estudo de caso para fundamentar a definição dos prazos de guarda e instrução da eliminação de prontuários médicos inativos do Hospital Militar.

Nas instalações do hospital, havia prontuários arquivados ocupando cerca de oito salas. “A partir dessa parceria, foi possível eliminar mais de 40 mil prontuários médicos”, conta a major Gislayne Helena Marques de Souza, subchefe do Centro de Gestão Documental da Polícia Militar de Minas Gerais. 

A tenente-coronel Camila Caetano da Silva, diretora clínica do Hospital da Polícia Militar, ressalta que os resultados incentivam outras  instituições. “Essa ação possibilitou a desocupação de espaços nobres do Hospital Militar e a realocação de seções para o melhor atendimento do nosso usuário, além de estabelecer legitimidade para outros hospitais públicos do estado de Minas Gerais realizarem o mesmo processo”.

Legado
O coordenador do Núcleo de Gestão de Documentos, Denis Soares, reforça que esse trabalho também permitirá uma melhor identificação dos documentos para salvaguarda pelo APM. “Ao aplicar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade, é possível identificar melhor o que tem valor secundário e interesse histórico, portanto deve estar submetido a guarda permanente”.

“São, por exemplo, documentos que tratam de decisões ou programas que foram executados de grande importância. Esses representam uma parcela menor, mas que pode vir a ser objeto de estudo e pesquisa, permanecendo, posteriormente, disponível para consulta pública. Esse é um legado que será transmitido para as gerações”, acrescenta Denis Soares.